Dit is een raamcontract voor de technische controle van studies en/of uitvoering van projecten. Deze controle gebeurt als onafhankelijke derde ten bate van de belangen van de aanbestedende overheid (of opdrachtgevers waarvoor de aanbestedende overheid optreedt als aankoopcentrale) en hebben mogelijks ook betrekking op de verzekeringsrisico’s i.h.k.v. de 10-jarige aansprakelijkheid van aannemers en architecten. De tussenkomst van het controlebureau laat toe de risico's die de oprichters lopen, te dekken bij verzekeringsmaatschappijen aanvaard door de aanbestedende overheid, alsook de nodige ondersteuning en zekerheid te bieden aan de aanbestedende overheid.
gegund aan SECO
Er zijn zes types van bestellingen op dit raamcontract:
Type 1: Technische controle
De opdrachtnemer zal een technische controle uitvoeren van het ontwerp. De opdrachtnemer staat in deze fase in voor het:
De technische controle van het ontwerp omvat onder meer studie en nazicht van:
Waarbij ook volgende aspecten gecontroleerd worden:
De opdrachtnemer verplicht zich ook tot het melden van alle elementen die tot een besparing kunnen leiden mits naleving van de voorwaarden en beschrijvingen uit de opdrachtdocumenten en zonder daarbij de stabiliteit of de duurzaamheid van de werken in het gedrang te brengen.
De resultaten van deze technische controle worden telkens gebundeld in een schriftelijk verslag dat wordt bezorgd aan de opdrachtgever binnen de wettelijke maximale termijn (zie art. 36 van het KB van uitvoering) nadat de documenten werden overhandigd. De maximale termijnen voor nazicht blijven van toepassing wanneer twee of meerdere dossiers gelijktijdig worden overgemaakt.
De opdrachtnemer zal de eventuele aanpassingen in het dossier verder opvolgen en de eventuele resterende opmerkingen bundelen in schriftelijke verslagen die worden bezorgd aan de opdrachtgever.
De opdrachtnemer staat ook in voor de opvolging en verifieert binnen de wettelijke termijn of de gevraagde aanpassingen ingewerkt zijn. Hierdoor kunnen meerdere nazichten van één dossier nodig zijn.
Tijdens de drie ontwerpfases van een project adviseert de opdrachtnemer de opdrachtgever. Hiertoe zal de opdrachtnemer eventueel dienen deel te nemen aan overlegvergaderingen. Een dergelijke overlegvergadering kan worden gevraagd door de opdrachtgever dan wel door de opdrachtnemer, en wordt gehouden binnen de 2 weken na de datum van de aanvraag op locatie gekozen door de opdrachtgever. Per overlegvergadering kunnen meerdere projecten besproken worden. Er wordt gestreefd naar een maximumduur van 3 uur per overlegvergadering.
De kost van de vergaderingen is inbegrepen in het opgegeven percentage in de inventaris.
Finaal levert de opdrachtnemer een attest af, waarin de goedkeuring over het ontwerpdossier wordt gegeven volgens bovenvermelde aspecten.
Type 2: Technische controle van de uitvoering van de aangewezen werken
Tijdens de uitvoeringsfase van een project adviseert de opdrachtnemer de opdrachtgever. Onder meer de volgende taken zullen door de opdrachtnemer moeten uitgevoerd worden teneinde de risico’s verbonden aan de te controleren werken te verminderen en de stabiliteit en de duurzaamheid van de werken te garanderen. De onderstaande lijst is niet limitatief, maar een opsomming van prestaties die het vooropgesteld doel moeten waarborgen:
Tijdens de uitvoering van zijn opdracht zoals hierboven beschreven, verplicht de opdrachtnemer er
zich toe:
De opdrachtnemer brengt ter kennis van de opdrachtgever elk gebrek of elke
tekortkoming die hij vaststelt en die van aard is de stabiliteit of de duurzaamheid van de
gecontroleerde werken in gevaar te brengen. Zo de opdrachtgever het nodig oordeelt,
neemt zij al de maatregelen om eraan te verhelpen. Indien deze maatregelen niet genomen worden,
behoudt de opdrachtnemer het recht om naarmate de belangrijkheid van het gebrek of van de
tekortkoming zijn controle over het geheel of een deel van de werken te schorsen, in zulk geval laat
hij dit aan de opdrachtgever kennen door een per post aangetekende brief. De controle zal
kunnen worden hervat indien de opdrachtgever tijdig beslist, maar ten laatste drie
maanden na de schorsing, de nodige maatregelen te treffen.
De opdrachtnemer moet ook instaan voor de controle (studie en uitvoering) van tijdelijke toestanden en constructies.
Type 3: Verlenen van assistentie aan de opdrachtgever
De opdrachtnemer adviseert de opdrachtgever. Voor sommige projecten kan de
opdrachtgever een beroep doen op ad hoc advies van de opdrachtnemer in verband met
specifieke vragen bij bepaalde projecten, zelfs indien voor dit project niet de totale controleopdracht aan het controlebureau werd opgedragen. Hiertoe kunnen naast het nazicht van door de opdrachtgever voorgelegde documenten ook overlegvergaderingen georganiseerd worden.
Deze post wordt uitgedrukt in vermoedelijke hoeveelheid uren. De hoeveelheid in rekening te brengen uren wordt bepaald door de sommatie van de duur van het nazicht van de voorgelegde documenten met de duur van de bespreking van het project tijdens overlegvergaderingen (met uitsluiting van de duur van de verplaatsing).
Type 4: Onvoorzien diversen
Deze post omvat bijvoorbeeld buitenlandse zendingen of andere onvoorziene zaken (zie hieronder). Voor de onvoorziene diversen dient ter staving het correcte bewijsmateriaal te worden toegevoegd.
Type 5: Toezicht Staalconstructiewerken
De opdrachtnemer voorziet in de inzet van opgeleide en ervaren profielen.
De opdrachtnemer stelt een voldoende krachtige laptop ter beschikking van de ingezette profielen en voorziet hierop de licenties van de software nodig voor het uitvoeren van de opdracht (minimaal Excel, Word).
Kwalificaties:
· Het personeel dat effectief het toezicht uitvoert in de bedrijven beschikt over minstens 2j nuttige ervaring in de sector van laswerken van constructiestaal en is bij voorkeur in het bezit van een diploma ‘Lasinspectie VT(w)-2’ https://www.bil-ibs.be/lasinspectie-vtw-2 .
· De verantwoordelijke van het personeel dat het toezicht uitvoert is minstens in het bezit van een diploma industrieel ingenieur of master in de industriële wetenschappen.
Toezicht
Type 6: Toezicht Conservering van staalconstructies
De opdrachtnemer voorziet in de inzet van opgeleide en ervaren profielen.
De opdrachtnemer stelt een voldoende krachtige laptop ter beschikking van de ingezette profielen en voorziet hierop de licenties van de software nodig voor het uitvoeren van de opdracht (minimaal Excel, Word).
Kwalificaties:
· Het personeel dat effectief het toezicht uitvoert in de bedrijven beschikt over minstens 2j nuttige ervaring in de sector van conservering van constructiestaal en is bij voorkeur in het bezit van een diploma ‘Nace CIP level 1’ https://www.nace.org/education/courses-by-program/coating-inspector-program/cip-1 ) -of gelijkwaardig bv. SSPC of Frosio-, of beter nog van een diploma ‘Nace CIP level 2’ https://naceinstitute.org/institute/certification/coating-inspector/cip-2 ) -of gelijkwaardig bv. SSPC of Frosio-.
· De verantwoordelijke van het personeel dat het toezicht uitvoert is minstens in het bezit van een diploma industrieel ingenieur of master in de industriële wetenschappen.
Toezicht
Voor: Beleidsdomein MOW en omgeving
Het verloop per bestelling is als volgt:
1. De aanbestedende overheid stuurt via mail een offerteaanvraag Deze bevat
(de opdrachtgever zal een redelijke termijn voorzien rekening houdend enerzijds met de grootte/complexiteit van de opdracht en de opmaak van de offerte en anderzijds met de dringendheid (bv ingeval van assistentie bij calamiteiten).
De mail wordt mogelijks aangevuld met een (digitale) meeting voor bijkomende uitleg. Meerdere opdrachtverzoeken kunnen gelijktijdig gegeven worden.
2. De opdrachtnemer bevestigt onmiddellijk de ontvangst van de offerteaanvraag
3. De opdrachtnemer stuurt zijn offerte binnen de gewenste termijn, of bij ontstentenis hiervan binnen de 5 werkdagen.
De offerte bevat:
4. De aanbestedende overheid antwoordt met een inkooporder
5. De aanbestedende overheid stuurt via mail het aanvangsbevel met vermelding van de startdatum en de uitvoeringstermijn.
6. Tijdens de uitvoering van de opdracht houdt de opdrachtnemer nauw contact met de opdrachtgever.
Van alle vergaderingen wordt door de opdrachtnemer een verslag opgemaakt en binnen de 3 werkdagen ter goedkeuring aan de opdrachtgever voorgelegd.
De opdrachtnemer bezorgt tussentijds de documenten zoals bepaald in de offerte, ter nalezing aan de opdrachtgever. De documenten worden in MS Word formaat doorgestuurd zodat met de optie ‘wijzigingen bijhouden’ feedback kan worden gegeven. Ook wanneer de opdrachtnemer na de opmerkingen nog wijzigingen aanbrengt in het document worden deze op die manier gemarkeerd en voorgelegd aan de opdrachtgever.
7. De bestelling wordt als afgerond beschouwd na afloop van de gevraagde taken en/of definitieve oplevering van de documenten aan de opdrachtgever.
8. De opdrachtnemer stuurt een schuldvordering naar de aanbestedende overheid
9. De aanbestedende overheid bezorgt de opdrachtnemer een factuuraanvraag .
10. De opdrachtnemer moet ten allen tijde de aanbestedende overheid op afroep een overzicht kunnen voorleggen van de stand van zaken van alle lopende bestellingen, inclusief een overzicht van de afnamevolumes
Neem contact op met EBS – Christophe Van Ginderachter(christophe.vanginderachter@mow.vlaanderen.be) of Bart Verbeke (bart.verbeke@mow.vlaanderen.be) als u van dit raamcontract gebruik wilt maken.