Dit is een raamcontract voor het uitvoeren van studies en begeleiding en ondersteuning bieden bij de opmaak van studiedossiers voor aanbesteding en / of bij de uitvoering van diverse investeringsprojecten bij studie-, onderzoeks- en controleopdrachten van specifieke bouwkundige issues van (delen van) nieuwe en bestaande constructies van burgerlijke bouwkunde.
In het kader van deze raamovereenkomst wordt elke bestelling als een afzonderlijke opdracht beschouwd, onafhankelijk van de uitvoering van de overige bestellingen. Voor de toewijzing van de concrete opdrachten (aka bestellingen) wordt gewerkt op afroep via een cascade systeem gecombineerd met een offertevraag. De te hanteren cascade zal worden opgenomen in de gemotiveerde gunningsbeslissing.
Wanneer de eerst gerangschikte deelnemer omwille van een specifieke reden de opdracht niet kan uitvoeren zal hij dit schriftelijk meedelen aan de aanbesteder en motiveren waarom hij de opdracht niet aanvaardt. De aanbestedende overheid zal vervolgens een beroep doen op de volgende deelnemer in de rangorde.
De opdrachtnemer heeft het recht de bestelling te weigeren. Na 3 weigeringen kan de aanbestedende overheid beslissen de opdrachtnemer gedurende 3 maanden niet te bevragen bij nieuwe bestelopdrachten.
1. Stuur een mail naar bart.verbeke@mow.vlaanderen.be met daarin:
· een opdrachtomschrijving
· gewenste uitvoeringsdatum
· leidend ambtenaar
· betalingswijze
· gerelateerde documenten
of mondelinge toelichting in een digitale meeting (met aansluitende bevestigingsmail) met de vraag om een offerte voor deze opdracht.
Meerdere opdrachtverzoeken kunnen gelijktijdig gegeven worden.
2. Binnen de bij de opdrachtomschrijving gestelde termijn - of bij ontstentenis hiervan binnen de 5 werkdagen – krijgt u dan een offerte of een nota van weigering van de opdracht met motivatie, waarna de opdracht naar de volgende opdrachtnemer in de offerte wordt bezorgd.
De offerte bevat:
· A. Een ingevulde inventaris. De uitvoerder maakt zelf een inschatting van de benodigde hoeveelheden van de verschillende posten (uren van verschillende types medewerkers) die nodig zijn om de bestelling volgens de technische vereisten van het bestek tot een goed einde te brengen. Alle eventuele andere soorten kosten die specifieke voor de bestelling gemaakt moeten worden, worden afzonderlijk in de offerte voor de bestelling vermeld en verantwoord.
· B. Indien van toepassing een plan van aanpak voor de bestelling waarin verantwoordelijkheden, op te leveren producten, uitvoeringstermijnen, middelen en methoden worden beschreven en gedetailleerd.
· C. Een inschatting van de benodigde uitvoeringstermijn die nodig is voor het uitvoeren van de bestelling rekening houdend met de gevraagde uitvoeringstermijn van de opdrachtgever. De uitvoeringstermijn wordt uitgedrukt in werkdagen. De offerte bevat een verantwoording van de uitvoeringstermijn.
Wanneer de opdrachtnemer over onvoldoende gegevens van de opdrachtgever beschikt om de opdracht uit te voeren, maakt de opdrachtnemer hiervan op het ogenblik van voorstel ook melding van. De opdrachtnemer geeft aan binnen welke termijn hij over de bijkomende gegevens moet beschikken om de voorgestelde uitvoeringstermijn te kunnen respecteren.
3. Na uw goedkeuring van de offerte, wordt door het Eigen Vermogen het startbevel gegeven. De bestelling start op de datum vermeld in het aanvangsbevel. Hierin zal de uitvoeringstermijn vermeld worden. Dit aanvangsbevel zal via mail worden overgemaakt aan de opdrachtnemer.
4. Tijdens de uitvoering van de opdracht houdt de opdrachtnemer nauw contact met de opdrachtgever. Van alle vergaderingen wordt door de opdrachtnemer een verslag opgemaakt. Dit verslag wordt binnen de 3 werkdagen ter goedkeuring aan de aanbestedende overheid voorgelegd.
5. De opdrachtnemer en opdrachtgever stellen in onderling overleg een schema op van de voor te leggen (tussentijdse) documenten met de bijhorende planning.
6. De opdrachtnemer bezorgt tussentijds de documenten ter nalezing aan de opdrachtgever. Het ontwerpdocument wordt wat de tekst betreft in MS Word formaat doorgestuurd zodat met de optie ‘wijzigingen bijhouden’ feedback kan worden gegeven. Ook wanneer de opdrachtnemer na de opmerkingen nog wijzigingen aanbrengt in het document worden deze op die manier gemarkeerd en voorgelegd aan de opdrachtgever.
7. Gedurende de periode die de opdrachtgever gebruikt om een ontwerpdocument na te kijken, opmerkingen te leveren en/of zijn akkoord te geven, wordt de uitvoeringstermijn onderbroken indien dit ontwerpdocument de voortgang van de overige documenten van de studie belemmert.
8. De bestelling wordt als afgerond beschouwd na afloop van de gevraagde taken en/of definitieve oplevering van de documenten aan de bevoegde overheid.